COMO TERCEIRIZAR SERVIÇOS DE SEGURANÇA

Por Silvia Ferreira Netto

Atualmente o que encontramos no mercado são empresas com necessidades de reduzir seus custos. Mas quando tratamos de serviços, esta redução deve chegar até um limite onde não ultrapasse a razão da existência de uma empresa, ou seja, a sua prosperidade, obtida através da manutenção da integridade de seus contratos. Isso se dará somente se a contratada tiver condições de honrar seus compromissos sociais, tributários e financeiros e ainda, proporcionar crescimento para seus colaboradores.

Hoje existe uma grande campanha contra a clandestinidade, mas precisamos mais que isso, há necessidade de conscientização por parte do mercado como um todo para os preços. O que hoje pode parecer “barato” amanhã pode custar muito caro, tendo em vista que no caso da extinção da prestadora, todo o passivo trabalhista passa ser de responsabilidade direta da contratante.

Nos últimos anos muitas prestadoras deixaram de existir, isso por terem adotado políticas de preços inexeqüíveis para atender ao mercado, além do passivo trabalhista que fica ao encargo da contratante, muitos funcionários destas foram lesados moral e financeiramente.

Assim o cuidado ao contratar vai além da legalidade, a contratante deve ter como requisito a forma de gestão da prestadora, ou seja, como são geridos os recursos humanos, financeiros e operacionais. Dentro desta perspectiva, podemos perceber que a documentação da empresa demonstra como são honrados os seus compromissos, já a referencia dos seus clientes, fornecedores e colaboradores refletem a qualidade do seu atendimento. As planilhas abertas, não menos importantes, evidenciam como é a política de formação de preço, se a legislação é respeitada e se todos os encargos e insumos estão sendo contemplados. Empresas éticas são responsáveis e não deixam de cumprir com todas as suas obrigações trabalhistas, tributárias e sociais.

Outro ponto a salientar é que as contratantes devem ter muito claro nesta contratação o que esperam contratar: Apenas a mão de obra ou a segurança? No primeiro caso, é importante a presença no seu quadro funcional de um gestor de segurança com conhecimento na área, pois será este quem vai definir as diretrizes e o escopo dos serviços. Será responsável pela implantação, acompanhamento e avaliação da equipe, não cabendo aqui responsabilizar a prestadora pelos erros causados por decisões equivocadas que provoquem algum tipo de dano às pessoas ou ao patrimônio da contratante. Quando se terceiriza a segurança de fato, a prestadora assume toda essa responsabilidade. Assim quem tomar para si esta gestão, deve estar capacitado para analisar, tratar e/ou administrar os riscos existentes.

Para facilitar o processo de contratação dos serviços de segurança e torná-lo mais pratico e eficiente, abaixo algumas dicas:

1ª FASE:  LEGALIDADE QUANTO AO FUNCIONAMENTO

Quando uma empresa deseja terceirizar os seus serviços de segurança ou trocar a prestadora atual, deve tomar algumas precauções. A primeira delas é verificar se as selecionadas estão autorizadas a atuar no estado em que será prestado o serviço pela Polícia Federal. Antes de convidá-las a participar da concorrência consulte o site do Sindesp que disponibiliza a relação das empresas autorizadas. Lembre-se que para cada estado é necessária uma autorização específica e que a de um estado não é válida para todo território nacional.

2ª FASE: HOMOLOGAÇÃO DAS PRESTADORAS

Sabendo quem está autorizada, antes do processo da concorrência propriamente dito, faça a homologação das participantes, assim evita-se perda de tempo em receber propostas de empresas que não estão com seus débitos sociais e tributários em dia ou daquelas que estão irregulares perante os órgãos pertinentes.

Esta fase o contratante deve solicitar uma relação de documentos conforme segue:

1. Certificado de Segurança  - Ministério da Justiça – Departamento da Polícia Federal

2. Portaria de Autorização– Ministério da Justiça – Departamento da Polícia Federal

3. Alvará de Revisão – Ministério da Justiça – Departamento da Polícia Federal

4. Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União – Receita Federal

Verificar autenticidade no site: www.receita.fazenda.gov.br

1. Certidão Negativa de Débitos de Tributos Estaduais – Secretaria de Estado da Fazenda – PR Verificar autenticidade no site: www.fazenda.pr.gov.br

5. Certidão Negativa de Tributos Municipais – Secretaria Municipal de Finanças da cidade onde a prestadora tem sede.  

6. Certificado de Regularidade do FGTS – Caixa Econômica Federal

Verificar autenticidade no site:  www.caixa.gov.br

7. Certidão Negativa de Débitos Relativos às Contribuições Previdenciárias e às de Terceiros – Ministério da Fazenda

Verificar autenticidade no site: www.previdenciasocial.gov.br

8. Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical

Solicitar informações ao Sindicato Patronal do Estado

9. Certidão Negativa de Débitos Salariais e Trabalhistas – Ministério do Trabalho

10. Atestado de Capacidade Técnica de alguns Clientes

Solicitar telefone de contato dos clientes para verificar a qualidade dos serviços

Todas as empresas que estiverem aptas, ou seja, apresentaram todos os documentos válidos são chamadas para a terceira fase: Apresentação de Propostas Comerciais.

Importante: Atenção para a data de validade dos documentos e também para autenticidade das informações que estão disponíveis nos sites.

 3ª FASE: PROPOSTAS COMERCIAIS

As propostas devem ser elaboradas com base num escopo bem claro e objetivo criado pelo gestor de segurança da contratante, caso não exista esta função, chamar as participantes a realizarem uma visita técnica. O ideal é que todas sejam atendidas ao mesmo tempo, isso para garantir a imparcialidade de informações. Além de conhecer a unidade a ser atendida, devem obter as seguintes informações:

11. Escopo: quantidade de postos e suas funções (porteiro, vigilante, recepcionistas, etc.), escalas, carga horária, período e intervalos para refeições.
12. Fornecimento de refeições: se a refeição é servida no local, informar o contato do fornecedor, o valor e horários de funcionamento do refeitório.
13. Transporte: informar se há disponibilidade de utilização de ônibus da empresa, contato do fornecedor e o valor.
14. Se há necessidade de benefício adicional, como cesta básica, plano de saúde diferente do exigido em convenção, salários diferenciados ou outros.
15. Informar se há necessidade de acessórios e/ou equipamentos como rádio, armamento, ronda eletrônica, sistemas de CFTV e alarme / pânico e outros.
16. Informar se há necessidade de monitorar remotamente os sistemas eletrônicos.
17. Informar sobre a forma de pagamento e reajustes. Cabe salientar neste caso, que é importante o repasse do dissídio na data base, pois é aqui que os valores podem ficar acima ou abaixo do mercado. Importante priorizar a parceria, onde todas as partes ganham: contratante, contratada e funcionário.
18. Informar sobre todos os itens que possam impactar em custo.

Um cuidado muito importante é o de verificar as atividades a serem realizadas, visto que apenas a vigilância armada ou desarmada é regulamentada e autorizada pela Polícia Federal para exercer a função dentro dos limites do patrimônio da contratante. As demais funções são auxiliares, podem apenas observar e não agir. São elas: Portaria, Recepção, Controle de Acesso, Vigia, etc.

Após a realização da visita técnica ou do envio do escopo dos serviços por parte do gestor de segurança, a contratante deve disponibilizar um e-mail para que as participantes possam enviar suas dúvidas, as quais devem ser respondidas rapidamente e de forma clara, com cópia para todas as demais concorrentes. Desta forma o processo torna-se mais transparente e imparcial.

O tempo para entrega de propostas deve ser em média de 7 dias contados a partir da visita técnica ou do envio do escopo por parte do gestor de segurança, assim todas as participantes têm condições de elaborar uma proposta mais adequada à realidade da empresa.

Quando do recebimento das propostas a contratante deve verificar as discrepâncias de preços, ou seja, ter a percepção dos exageros tanto para cima como para baixo. Quando uma prestadora apresenta valores muito aquém da média é preciso ter muita atenção e verificar se não está deixando de contemplar algum custo, o que pode gerar conseqüências indesejáveis para a contratante, como assumir um passivo trabalhista futuro, já que legalmente, é um contrato de responsabilidade solidária e subsidiária.

Junto com a proposta comercial, sempre que possível solicitar planilha de custos aberta para comparação. Interessante que sejam individualizadas por postos unitários para facilitar as verificações. Abaixo os itens que devem constar em tais planilhas:

1. Salários
2. Adicional de Riscos
3. Adicional de Intrajornada
4. Adicional Noturno
5. Adicional de Periculosidade ou Insalubridade (quando aplicável)
6. Hora Reduzida
7. Hora Extra
8. Descanso Semanal Remunerado
9. Encargos Sociais
10. Vale Transporte
11. Vale Alimentação
12. Seguro de Vida
13. Assistência Médica
14. Uniformes / EPIs / Acessórios
15. Amamento e Acessórios
16. Treinamento e Reciclagem
17. Sistemas de Comunicação
18. Sistemas de Ronda
19. Monitoramento de sistema eletrônico
20. Outros equipamentos
21. Taxa de Administração
22. Taxa de Lucro
23. Impostos (ISS, PIS, COFINS, IRPJ, CSSL)

No caso de a empresa ignorar algum custo, solicitar justificativas com bases legais e avaliar com muito critério.

4ª FASE: CONTRATAÇÃO DOS SERVIÇOS

Uma vez escolhida a prestadora, antes de anunciar a vencedora, é importante discutir todos os itens da proposta e certificar-se que esta terá condições de atender ao contrato de forma satisfatória e com a qualidade esperada. Ao elaborar o contrato a contratante deve evidenciar todos os requisitos, prazos e forma de avaliação. Importante o envolvimento do jurídico para avaliar todas as clausulas.

Depois da contratação, cabe à contratante monitorar e acompanhar não somente os serviços, mas também as obrigações trabalhistas, sociais e tributárias. Verificando todos os meses, os seguintes documentos:

1. Cópia do contracheque e comprovante de pagamento de cada trabalhador locado em suas dependências.
2. Cópia da guia de recolhimento do INSS e do FGTS relacionadas aos trabalhadores locados em suas dependências.
3. Cópia dos pagamentos de férias ou verbas rescisórias de todos os empregados que estejam ou estiveram, locados em suas dependências, prestando serviços
4. Certificados, alvarás e certidões negativas de débitos atualizadas constantemente.

 Todos os documentos devem ter suas cópias arquivadas mês a mês pelo tomador dos serviços, comprovando assim o cumprimento de todas as obrigações previdenciárias e trabalhistas.

Outra forma de acompanhamento é saber do próprio funcionário da prestadora sobre sua satisfação e verificar com o mesmo se este está sendo respeitado em seus direitos com relação aos seus recebimentos e também a forma que se dá o atendimento e o tratamento por parte da mesma.

Ao acompanhar o desempenho da gestão de pessoas, operacional, administrativo e financeiro da prestadora, a contratante minimiza os riscos de problemas futuros. Lembrando que quando uma empresa não está bem financeiramente o principal indício é o atraso no pagamento dos funcionários, na entrega de vale alimentação, nos depósitos de fundo de garantia e nos recolhimentos do INSS.